Положення про розгляд звернень громадян, запитів народних депутатів, посадових осіб органів державного управління, листів юридичних осіб та особистий прийом у Вищому адміністративному суді України

 1. Загальні положення

1.1. Це Положення встановлює особливості розгляду у Вищому адміністративному суді України звернень громадян (далі–звернення), запитів народних депутатів і посадових осіб органів державного управління (далі–запити), листів юридичних осіб (далі–листи) та визначає засади ведення діловодства, оформлення, обліку, руху, здійснення перевірок, контролю за виконанням доручень за зверненнями, запитами, листами, підготовку відповідей та опрацювання матеріалів до використання і збереження, регламентує особистий прийом керівництвом суду.

1.2. Положення розроблено відповідно до положень Конституції України законів України "Про судоустрій України", "Про статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про звернення громадян», постанови Пленуму Верховного Суду України від 13.06.2007 № 8 «Про незалежність судової влади» і з урахуванням положень, Указу Президента України від 7 лютого 2008 р. № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та: органів місцевого самоврядування, постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», від 24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян», «Інструкції з діловодства у Вищому адміністративному суді України.

1.3. Звернення, запити, листи до ВАСУ можуть бути надіслані поштою або подані до управління документального забезпечення суду громадянином особисто, через уповноважених осіб, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Скарга в інтересах неповнолітніх та недієздатних осіб подається їх законними представниками. Звернення, запити, листи можуть бути прийняті на особистому прийомі.

1.4. У роботі зі зверненнями, запитами, листами ВАСУ забезпечує кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

1.5. Загальна організація роботи із зверненнями громадян покладається на сектор по роботі зі зверненнями громадян ВАСУ (далі–Сектор). Скарги на дії суддів розглядаються в порядку, визначеному діючим законодавством та цим Положенням.

2. Основні терміни, що вживаються в Положенні

Звернення громадян, викладені в письмовій або усній формі, класифікуються на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності суду, суддів, голови, заступника голови суду, апарату суду, а також думки щодо врегулювання і вдосконалення їхньої діяльності.

Заява (клопотання) – звернення з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності суду, суддів, апарату суду. 

Скарга – звернення з вимогами про поновлення прав та захисту законних інтересів громадян.  

Запит – належним чином оформлений лист народного депутата України, а також посадових осіб органів державного управління до ВАСУ з відповідними проханням чи вимогою, що стосуються компетенції суду.

Лист – належним чином оформлений лист юридичної особи з питань здійснення судочинства.

3. Реєстрація та облік звернень

3.1. Діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться окремо від інших видів діловодства. Запити народних депутатів і посадових осіб органів державного управління та листи юридичних осіб реєструються в загальному порядку.

3.2. Уся кореспонденція щодо звернень громадян приймається службою діловодства суду. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конверта або пакета, відповідність їх адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється відповідно до додатка.

При реєстрації звернення громадян підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України «Про звернення громадян» видами: пропозиції, заяви чи скарги. Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом із цими зверненнями. Письмові звернення, подані під час особистого прийому, також підлягають обов’язковій реєстрації.

3.3. Звернення, запити, листи, адресовані Раді суддів чи Кваліфікаційній комісії суддів адміністративних судів України, після надходження до управління документального забезпечення передаються керівникам зазначених органів суддівського самоврядування для визначення осіб, яким доручено проведення перевірок, через відділ організаційно-методичної роботи та взаємодії з органами суддівського самоврядування управління організаційно-методичної роботи ВАСУ, сектор по роботі з Кваліфікаційною комісією суддів адміністративних судів України управління кадрів та підвищення кваліфікації суду. 

Скарги, запити, листи, адресовані Голові Вищого адміністративного суду України в порядку, передбаченому статтею 97 Закону України «Про судоустрій України», передаються для реєстрації та подальшого опрацювання до Сектору. 

3.4. Листи юридичних осіб, які стосуються надання інформації щодо надходження до суду касаційних скарг або стану розгляду касаційних скарг, але не передані суддям-доповідачам, реєструються у загальному порядку. 

3.5. Запити та листи, які стосуються надання інформації та прискорення строків розгляду касаційних скарг, інших питань, пов’язаних з розглядом конкретної справи, що знаходяться в провадженні суддів-доповідачів, реєструються у загальному порядку управлінням документального забезпечення ВАСУ та передаються негайно судді-доповідачу для долучення до матеріалів справи та відповідного реагування згідно з вимогами законодавства.

Заяви та клопотання, розгляд яких регламентується Кодексом адміністративного судочинства України, після їх реєстрації управлінням документального забезпечення не пізніше наступного дня передаються судді-доповідачу у справі. 

3.6. Після отримання звернення Сектором чи іншими структурними підрозділами суду, яким передаються на опрацювання звернення, ведеться систематизована реєстрація звернень шляхом введення таких елементів: прізвища, імені, по батькові заявника, дати надходження звернення, форми надходження звернення (поштою, на особистому прийомі, через уповноважену особу, через органи влади, через засоби масової інформації, від інших органів, установ чи організацій), ознак надходження звернення (первинне, повторне, дублетне, неодноразове, масове), виду надходження (пропозиції, зауваження), заяви (клопотання, скарги), статі авторів звернення (чоловіча, жіноча), суб’єкта звернення (індивідуальне, колективне, анонімне), типу звернення (телеграма, лист, усне), категорії авторів звернення (учасник війни, дитина війни, інвалід Великої Вітчизняної війни, інвалід війни, учасник бойових дій, ветеран праці, інвалід I групи, інвалід II групи, інвалід III групи, дитина-інвалід, одинока мати, мати-героїня, багатодітна сім’я, особа, що потерпіла від Чорнобильської катастрофи, учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС, Герой України, Герой Радянського Союзу, Герой Соціалістичної праці, дитина, інші категорії), соціального стану авторів звернень (пенсіонер, робітник, селянин, працівник бюджетної сфери, державний службовець, військовослужбовець, підприємець, безробітний, учень, студент, служитель релігійної організації, особа, що позбавлена волі, інші), дати, індексу, контролю, основних питань, які порушуються у зверненні (індексу цього питання), змісту і дати резолюції, прізвища виконавця, терміну виконання, дати надіслання, індексу і змісту документа, прийнятих рішень, дати зняття з контролю, номера справи за номенклатурою. 

За результатами розгляду звернення відповідальним працівником можуть бути внесені такі результати: вирішено позитивно; відмовлено у задоволенні; дано роз’яснення; повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України «Про звернення громадян»; переслане за належністю відповідно до статті 7 Закону України «Про звернення громадян»; звернення, що не підлягає розгляду відповідно до статей 8 і 17 Закону України «Про звернення громадян».

3.7. Працівник Сектору та інші посадові особи, яким передаються звернення, повинні зареєструвати їх у день надходження в автоматизованій системі «Діловодство та КВД» з унесенням необхідних реквізитів і не пізніше наступного дня передати Голові суду, заступникам Голови суду, голові Ради суддів адміністративних судів, голові кваліфікаційної комісії суддів адміністративних судів України для накладення резолюції та визначення відповідального виконавця залежно від суті порушених у зверненні питань.

3.8. Після реєстрації звернення громадянина вміщується в обкладинку, яка містить такі реквізити: найменування суду, реєстраційний номер звернення, прізвище заявника, дату надходження звернення та строк його вирішення.

3.9. У разі коли за результатами розгляду звернення необхідно повідомити іншу організацію, у програмі «Діловодство та КВД», а також на першому аркуші контрольного звернення робиться відмітка «Контроль».

3.10. У разі надходження повторних, дублетних, неодноразових, масових звернень їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі робиться позначка.

3.11. Колективні звернення громадян реєструються з позначкою «Колективне» за прізвищем першого заявника, якому і надсилається відповідь.

4. Порядок розгляду звернень громадян

4.1. У зверненні громадян вказуються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання. Письмове звернення повинно бути надруковане або написане від руки, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніше як через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні ВАСУ.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також те, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються і повторні звернення від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подано з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян», та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається Головою суду або його заступниками за поданням завідувача Сектору, про що повідомляється особі, якою подано звернення.

Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень ВАСУ, то таке звернення у п’ятиденний термін із дня його отримання пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі із супровідним листом, підписаним посадовою особою, яка здійснила попередній розгляд документа. Про це повідомляється суб’єкту подання звернення.

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той же термін повертається автору звернення із відповідними роз’ясненнями. 

Зазначені вимоги щодо оформлення та змісту поширюються також на запити та листи. 

Після закінчення розгляду і фактичного прийняття рішення звернення разом із матеріалами повертається працівнику структурного підрозділу, відповідальному за ведення діловодства, із написом «До справи» і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.  

Термін розгляду звернень, які не потребують додаткового вивчення, становить 15 днів. У разі необхідності додаткового вивчення матеріалів термін розгляду звернення не повинен перевищувати одного місяця. Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, Голова, перший заступник і заступники Голови суду встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

4.2. Після підготовки проекту відповіді відповідальним виконавцем звернення передається на підпис Голові, першому заступнику Голови суду, головам судових палат, керівникові апарату суду.

4.3. Відповідно до статті 15 Закону України «Про статус народного депутата України» депутатський запит – це вимога народного депутата України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до керівників органів державної влади та місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України. Відповідь на депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та народному депутату, який його вніс, не пізніше ніж у 15-денний термін та підписується Головою суду. 

4.4. Відповідно до статті 16 Закону України «Про статус народного депутата України» депутатське звернення – це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернення до посадових осіб державних органів, керівників підприємств, установ та організацій здійснити певні дії, надати офіційне роз’яснення чи викласти пропозицію з питань, віднесених до їх компетенції. Депутатське звернення є обов’язковим для розгляду протягом не більше 10 днів з моменту одержання і підписується Головою суду. 

4.5. Запити на звернення депутатів місцевих рад, які надійшли до ВАСУ, розглядаються протягом десятиденного строку, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки – не пізніше як у місячний строк.

4.6. Запити, які надійшли від Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Глави Секретаріату Президента, Прем’єр-міністра України та віце-прем’єр-міністрів України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Секретаря Ради національної безпеки та оборони України, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови Вищої ради юстиції, Генерального прокурора України, Голови Державної податкової адміністрації України, Голови Державної судової адміністрації України, Голови Центральної виборчої комісії України, Голови Служби безпеки України, Голови Державної митної служби України, Голови Державної прикордонної служби України, перших керівників міністерств, державних комітетів, інших центральних органів державної виконавчої влади (а також заступників керівників перелічених установ, відомств та організацій), державних установ іноземних країн і міжнародних організацій (їх представництв), а також запити і звернення народних депутатів України, звернення комітетів і комісій Верховної Ради України, героїв України, героїв праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються у першочерговому порядку.

4.7. Посадова особа ВАСУ в межах своїх повноважень зобов’язана: 

– об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти звернення;

– невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови, які сприяли порушенням;

– забезпечувати поновлення порушених прав, невідкладне виконання прийнятих рішень під час розгляду звернень;

– письмово повідомляти заявника про результати перевірки звернень і суть прийнятого рішення;

– уживати заходів до усунення причин, що породжують звернення громадян, систематично аналізувати хід цієї роботи.

4.8. Звернення, запити, листи вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуто по суті, ужито необхідних заходів, надано відповідь заявникам у письмовій формі, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявниками. 

4.9. За підсумками вирішення звернень може бути прийнято одне з таких рішень:

– задоволено – ужито заходів до повного або часткового поновлення прав і законних інтересів заявника. Не може вважатися задоволеним звернення, рішення за яким прийнято не за вимогами громадянина, а за результатами виявлених недоліків або порушень закону;

– частково задоволено – звернення, в якому міститься дві чи більше вимог і за результатами перевірки якого не всі з них визнані обґрунтованими;

– повторно задоволено – звернення, за яким раніше приймалося рішення про відмову в задоволенні. При цьому первинне рішення за цим зверненням повинно скасовуватися;

– відхилено – вимоги заявника, викладені у зверненні, визнані необґрунтованими;

– роз’яснено – за зверненням, у якому не містилося прохань про задоволення будь-яких вимог або клопотань, надано роз’яснення з питань правового характеру.

4.10. Під час розгляду звернень забезпечується нерозголошення відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди та задовольняється прохання щодо нерозголошення анкетних даних і домашньої адреси.

4.11. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

4.12. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення (якщо звертаються двоє і більше громадян) надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана. У тексті відповіді потрібно вказувати загальну кількість громадян, що звернулися.

4.13. Розгляд звернень юридичних осіб, громадських організацій, благодійних фондів тощо здійснюється в аналогічному порядку.

5. Контроль за розглядом звернень громадян

5.1. Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян в межах визначених повноважень здійснюється Сектором та керівником апарату суду.

5.2. Звернення громадян, що надійшли до суду з державних, правоохоронних органів, які стосуються порушень діючого законодавства в діяльності керівництва адміністративних судів, працівників апарату ВАСУ, та звернення, в яких наявна інформація про можливість виникнення надзвичайних ситуацій чи важких наслідків, терміново передаються на накладення резолюції Голові ВАСУ для визначення відповідального виконавця.

5.3. Для запобігання несвоєчасному виконанню доручень, а також усуненню причин, що затримують виконання доручень за найбільш резонансними зверненнями, посадові особи, які наділені функцією контролю, зобов’язані у процесі контролю розгляду звернення своєчасно доповідати відповідним керівникам про хід виконання цих доручень з посиланням на причини затримки, а також, у разі потреби, витребовувати від відповідних посадових осіб інформацію з цих питань.

5.4. Доручення з резолюцією «ТЕРМІНОВО» виконуються протягом п’яти робочих днів, якщо іншого терміну не встановлено резолюцією керівництва суду.

6. Узагальнення, аналіз письмових та усних звернень громадян і юридичних осіб

6.1. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, повинні систематично, але не менше одного разу на півріччя, узагальнюватися та аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян. Особливу увагу слід звертати на усунення причин, які є підставою для надходження звернень громадян, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій засобів масової інформації з питань, які можуть і повинні вирішуватись адміністративними судами. 

Зазначене узагальнення Сектором здійснюється двічі на рік: за перше та друге півріччя, шляхом складення аналітичної довідки.

7. Особистий прийом громадян

7.1. Сектор взаємодіє з іншими структурними підрозділами ВАСУ під час 
проведення прийому громадян.

Графік прийому громадян вивішується в приміщенні ВАСУ на вул. Московська, 8 у вестибюлі першого поверху на інформаційному стенді.

Особистий прийом громадян проводиться в установлені дні та години в зручний для громадян час та відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку роботи ВАСУ.

7.2. Для забезпечення умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів прийом громадян здійснюється Головою, першим заступником, заступниками Голови суду, керівником апарату.  

7.3. Для проведення особистого прийому громадян у ВАСУ відводиться спеціальна кімната, яка обладнана належним інвентарем і забезпечується юридичною літературою та нормативно-правовими актами. Вхід до цього приміщення повинен бути безперешкодним. 

7.4. Під час проведення особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлено в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

Особистий прийом іноземців та осіб без громадянства здійснюється на загальних підставах, у разі потреби – за участю перекладача.

Особи, визнані судом в установленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

7.5. Письмові звернення, які подаються на особистому прийомі, реєструються відповідно до цього Положення.

7.6. Особистий прийом громадян здійснюється керівництвом ВАСУ лише за попереднім записом, який проводиться працівником Сектору.

Під час попереднього запису громадянина на особистий прийом з’ясовується його прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, місце роботи громадянина, зміст порушеного ним питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення.

7.7. Пропуск громадян до приміщення суду, в якому проводиться особистий прийом, здійснюється відповідно до наказу ВАСУ від 03.08.2007 № 46/0 «Про затвердження правил пропуску осіб до приміщень ВАСУ».

7.8. Громадян має право звернутися до посадової особи як у письмовій, так і в усній формі. 

7.9. Громадяни інформують відповідального працівника про наявність раніше поданих звернень з питання, що порушується заявником. Якщо такі мали місце, надають інформацію (повідомлення) про наслідки їх розгляду.

7.10. Особистий прийом громадян здійснюється в порядку черговості.

Черговість прийому громадян визначається відповідно до попередньо складеного списку. Прийом героїв Радянського Союзу, інвалідів Великої Вітчизняної війни, героїв України, героїв Соціалістичної праці, осіб зі званням «Мати-героїня» проводиться першочергово. 

7.11. Не допускається з’ясування відомостей про громадянина, що носять суто особистий характер і не стосуються його звернення.

7.12. Список громадян, які записалися на особистий прийом до Голови, першого заступника або заступника Голови суду, складається відповідальним працівником Сектору, який здійснював попередній запис. 

7.13. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то такі звернення реєструються, розглядаються, формуються у справи в тому ж порядку, що й звернення, які надійшли поштою. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово у терміни, встановлені законодавством.

7.14. Дані про особу, яка звернулася на особистому прийомі, короткий зміст питань, з якими вона звернулася, а також про взяття на контроль і результати розгляду звернень, що надійшли під час особистого прийому, фіксуються в журналі обліку особистого прийому громадян.

7.15. Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалося, проводиться у разі, якщо питання, порушене у попередньому зверненні, не було вирішено по суті.

7.16. Голова суду та його заступники проводять особистий прийом народних депутатів, представників посадових осіб органів державного управління, представників юридичних осіб за ініціативою останніх.

7.17. Сектор систематично здійснює аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі та кожне півріччя звітує про результати проведеної роботи керівництву ВАСУ.

7.18. Інформація про порядок організації та проведення особистого прийому громадян у Вищому адміністративному суді України розміщується на офіційному веб-сайті ВАСУ та на першому поверсі адміністративного будинку суду в доступному для вільного огляду місці.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Постановою президії
Вищого адміністративного
суду України від 30.01.2009 №4